Có phải quản lý khách sạn bằng excel?

Bạn đang có dự định kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là mở rộng quy mô kinh doanh? Bạn muốn học hỏi về phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và hiệu quả quản lý của nó đối với quá trình quản lý khách sạn. Bài chia sẻ ở dưới Ezibee sẽ chỉ rõ nhiều ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng xem qua. Để có lựa chọn thích hợp nhất cho quá trình kinh doanh của bạn.
Điểm đặc biệt của phần mềm excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ
Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft hỗ trợ quá trình tính toán được nhanh gọn. Ứng dụng này đã sớm được sử dụng thông dụng trong những công việc kinh doanh từ lâu. Những năm gần đây, luôn có khá nhiều khách sạn vừa và nhỏ sử dụng phần mềm này trong hoạt động quản lý. Mặt khác, với việc phát triển nổi bậc của công nghệ, quá trình quản lý phòng khách sạn với phần mềm excel để lộ ra những điểm bất cập, bao gồm các ưu điểm hiện có của ứng dụng.
Phần mềm excel hỗ trợ quản lý:
  • Check in, check out khách ra vào hàng ngày
  • Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, giám sát tình trạng phòng đơn giản (thông tin khách, thông tin phòng)
  • In hóa đơn riêng cho các dịch vụ, có thể in ngay cho khách
Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel
Ưu điểm
  • Miễn phí, không quá khó sử dụng:
Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ mọi người làm nhiều công việc tính toán phổ biến một phương pháp không quá phức tạp. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho nhiều dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn được chia thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu nhiều chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết các mục trong từng loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo yêu cầu của khách hàng.
  • Lưu trữ, tra cứu và tính toán
Với nhiều nghiệp vụ không quá phức tạp, phần mềm từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu mỗi ngày, giải một số bài toán, thuận lợi cho vấn đề lập báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với các bảng biểu bằng các con số chi tiết (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ tự động cập nhật khi thay đổi các tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).
  • Tiết kiệm chi phí, hiệu quả doanh thu
Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng khả quan nhất cho những loại hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không nhiều.
Nhược điểm
  • Độ bảo mật dữ liệu thấp
Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể không quá khó bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Tại tính năng phân quyền không được tích hợp. Và đảm bảo rằng một số chủ kinh doanh đều hiểu rõ hậu quả của vấn đề đó.
  • Dễ xảy ra sai sót
Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ thích hợp cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.
  • Khó kết hợp với các báo cáo
Excel không thể tự động thống kê, tạo ra các báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Vì vậy, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho việc lập báo cáo.
  • Không hợp lý với khách sạn quy mô lớn
Đối với những khách sạn có loại hình từ 3 sao trở lên, tích hợp các loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không có thể phục vụ hoạt động quản lý nữa.
Từ các ưu nhược điểm nêu trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là giải pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Dù vậy, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, đem đến nguồn thu nhập về lâu dài hoặc trong tình huống khách sạn cần phát triển số lượng phòng và mở thêm những loại hình dịch vụ thì phải xem xét vấn đề sử dụng phần mềm quản lý riêng.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Có thể mọi người đang tìm: phần mềm quản lý massage