Một hệ thống quản lý khách sạn, hay có tên khác là PMS (Property Management System), là một phần mềm đang trở nên hữu ích trong những khách sạn hiện đại, hỗ trợ chủ khách sạn và nhân viên thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Thế nhưng, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một ứng dụng PMS tốt, quý khách hàng phải biết rõ phần mềm quản lý khách sạn trên có khả năng thực hiện được những gì.
1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?
PMS một phương án cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ nhiều khách sạn, khu nghỉ dưỡng và nhiều tài sản tương tự để làm nhiều nhiệm vụ và hoạt động thường ngày. Hệ thống thường bao gồm một số nhiệm vụ quản lý và quản trị, với nhiều ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
2. Tại sao mỗi khách sạn nên một hệ thống PMS?
Một phương án ứng dụng quản lý khách sạn dần dần quan trọng do ngành khách sạn hiện đại được đẩy mạnh bởi công nghệ. Với một số nguồn đặt phòng có khả năng tới từ nhiều kênh, giá phải được chỉnh sửa thông minh cho việc theo dõi doanh thu. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến lúc thanh toán, trả phòng nên được thực hiện đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Việc này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp ứng phó với các thách thức đó.
Một ứng dụng quản lý khác sạn phù hợp sẽ cho phép nhân viên loại bỏ nhiều thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Thêm vào đó, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.
3. Nhiều tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?
Mặc dù có rất những đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên thị trường, điều quan trọng là nên xác định một hệ thống có những tính năng khả quan cho khách sạn của bạn. Sau đây là nhiều tính năng quan trọng nhất của một ứng dụng quản lý khách sạn.
a. Đặt phòng
Tính năng đầu tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn nên có là khả năng xử lý những yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống đúng đắn sẽ cho phép nhân viên không quá khó thực hiện nhiều nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…
b. Dữ liệu khách hàng
thị trường công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều nên thiết là hệ thống quản lý khách nên bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như một số thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng các dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu những khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho những chiến dịch quảng bá dịch vụ, các chương trình khuyến mãi đến những khách hàng của mình.
c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn
Tiếp theo, điều đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản nên cung cấp một loạt một số tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này cần bao gồm các tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho những đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng cần cho phép các email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Hơn nữa, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cần có thể tạo hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể không quá phức tạp phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi dùng các dịch vụ khách sạn trả phí nào.
d. Báo cáo
Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh nhiều báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và các báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc một số quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất cần thiết trong thị trường khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm chính xác với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là giải pháp mà các bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
4. Nhiều tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee
những tính năng chính của Ezibee:
- Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,
- Quản lý một số bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,
- Quản lý khách hàng và những công nợ,
- Quản lý kho hàng,
- Thống kê, báo cáo tốt.
Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách nhiều phòng trống, vị trí và giá những phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý một số giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
Ezibee trợ giúp người lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý nhiều khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể khắc phục nhiều vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Hệ thống quản lý tình trạng những buồng, phòng để cập nhật tình trạng lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý các tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp trợ giúp xử lý kiểm toán hàng hóa trong kho bằng những thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho người quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng nhiều để có phương hướng kinh doanh đúng đắn hơn.
Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng chi tiết như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý những công nợ nếu có, đưa ra định mức và hạn cần thu nhiều công nợ.
Xem thêm: phần mềm quản lý bida
Tính năng xuất báo cáo tỉ mỹ của Ezibee hỗ trợ khách sạn tổng kết vấn đề kinh doanh cụ thể cho chủ doanh nghiệp. Báo cáo có thể tùy chọn các số như ca làm việc, các dịch vụ đi kèm, báo cáo về số khách nghỉ trong ngày, tình hình nhiều phòng và còn một số vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
